English version below
Jan Kilström, från VD för Keolis Sverige till en internationell karriär
Jan Kilström
Jan Kilström arbetar sedan september 2023 i Keolis koncernledning i rollen som CEO Continental Europe med ansvar för Belgien, Danmark, Nederländerna och Sverige.
För fem år sedan tillträdde Jan Kilström rollen som VD för Keolis Sverige och påbörjade därmed sin karriärresa i kollektivtrafiken. Innan dess jobbade Jan med järnvägslogistik i rollen som VD för Green Cargo, det vill säga, transport av varor - inte människor. Det var först när han tillträdde rollen på Keolis som han började arbeta med affärer som sker inom ramen för LOU, lagen om offentlig upphandling.
– Det var initialt ganska svårt att förhålla sig till att hela affären byggde på upphandlingar. Jag hade svårt att förstå tjusningen med att arbeta med affärsutveckling inom ramen för LOU med alla begränsningar som det innebär, säger Jan Kilström.
Det tog ett par år att förstå förhållningssättet och då blev begränsningarna i stället spännande utmaningar och under Jans ledning blev Keolis ett lönsamt företag som började vinna stora anbud.
Under sin tid på Keolis har Jan utvecklat en mjukare och mer inkännande ledarstil. Med inspiration av viktiga nyckelpersoner som haft inflytande i Jans tidigare professionella liv förändrade Jan sitt tidigare något svartvita lösningsorienterade sätt till att bli mer flexibel och pragmatisk i sin ledarstil.
Jag har alltmer landat i att man som ledare måste förhålla sig till faktorer man inte kan påverka, och alltid visa respekt. I ledarskapet måste man vara tydlig med vad som förväntas och sedan följa upp. Och att sätta förväntningar och sedan följa upp måste göras med kärlek och engagemang.
Under sin tid på Keolis Sverige har utmaningarna varit stora. Jan tog över ett bolag med låg lönsamhet, höga kostnader och som inte hade vunnit anbud på flera år. På toppen av det påverkades bolaget också av faktorer utanför Jans kontroll, inte minst pandemin förändrade helt spelfältet för Keolis verksamhet.
– Pandemin var ett stort hot mot Keolis som verksamhet men visade sig även, på ett sätt, vara ganska bra för oss. Det var färre bilister på vägarna, god förartillgång på grund av att de kommersiella bussbolagen inte kunde utföra trafik samtidigt som Keolis körde full trafik för att i möjligaste mån undvika trängsel och fortsätta köra samhällsviktiga resenärer.
På senare år har i stället utmaningarna bestått av förarbrist och problem med fordonsunderhåll. Det har medfört inställd och försenad busstrafik på vissa orter, något som Jan och hans medarbetare har satt in kraftiga åtgärder för att motverka.
Under sin tid på Keolis Sverige har Jan effektiviserat verksamheten genom att se över arbetssätt, kostnader och antal medarbetare. Insatserna har gjort att Keolis Sverige har vunnit flera upphandlingar.
– I det läge som var när jag kom in på Keolis, då bolaget inte hade vunnit anbud på flera år, satte vi in kraftfulla åtgärder för att dra ner på våra kostnader och därmed blir starkare i anbuden. Där kan det vara så att vi var lite för aggressiva när det gäller att dra ner på personal, något som vi har justerat tillbaka på ett anpassat sätt, berättar Jan.
Under perioden 2021 till 2023 har Keolis Sverige vunnit sju kontrakt. Erfarenheterna från den resan är något som Jan tar med sig in i sitt internationella uppdrag.
Sverige har blivit något av ett benchmark inom en rad områden för resten av Keolis, inte minst vad gäller effektivitet. Jag tar med mig att det måste finnas en viss flexibilitet från huvudkontoret i Paris – att bestämmelser därifrån inte alltid går att tillämpa på en lokal nivå i de länder där vi är verksamma. Jag hoppas kunna bidra med en större förståelse för detta i Keolis koncernledning.
Jan Kilström på scen under Kollektivtrafikdagen 2023.
Jan kommer i sin nya roll att fungera som en coach för VD:arna i de europeiska länder han har ansvar för. Tilliten mellan honom och landscheferna är avgörande, liksom samarbetet inom gruppen. För att kunna coacha rätt behöver Jan tillsammans med VD för varje land först säkerställa att de fokuserar på rätt insatser.
Min första utmaning är att definiera prioriteringarna i de olika länderna. Det vill säga, definiera vad som ska göras på medellång sikt, 3–5 år. Jag ser att de länder som jag har ansvar för kan dra stor nytta av att ta efter vad vi har gjort i Sverige, inte minst vad gäller vårt strategiarbete inom ramen för Keolis Way.
Keolis Way innebar en ny fas för Keolis Sverige med fokus på innovation och tillväxt och en uppdatering av bolagets strategi och affärsplan.
Jan Kilström kommer att fortsätta att ha Stockholm som bas även om delar av hans arbetstid nu är i Paris. Han uppskattar att även fortsättningsvis ha en förankring i den svenska verksamheten och följer med intresse Keolis Sveriges utveckling.
– Det är viktigt att Keolis Sveriges nya VD går sin egen väg och inte är en kopia av mig. Det är inte nödvändigtvis det man gjort tidigare som kommer att fungera framöver. Varje VD måste bygga sin egen väg till framgång, avslutar Jan Kilström.
Jan Kilström: From CEO of Keolis Sweden to an International Career
Since September 2023, Jan Kilström has been a part of the executive committee of Keolis SA as CEO Continental Europe, with responsibility for Belgium, Denmark, the Netherlands, and Sweden.
Jan Kilström
Five years ago, Jan Kilström assumed the role of CEO of Keolis Sweden, marking the start of his career journey in public transport. Before this, Jan worked with railway logistics as CEO of Green Cargo, focusing on goods transportation. It was upon joining Keolis that Jan Kilström began working within the framework of the Public Procurement Act (LOU).
– At first, it was quite challenging to adapt to an entire business based on tenders. I struggled to see the appeal of working in business development within the constraints of LOU, says Jan Kilström.
It took a couple of years to understand this approach, however after some time the limitations instead became exciting challenges. Under Jan's leadership, Keolis became a profitable company, winning significant bids.
During Jan’s time at Keolis Sweden, he developed a softer, more empathetic oriented leadership. Influenced by key figures from his earlier professional life, Jan shifted from an, according to himself, a more black-and-white problem-solving approach to a more flexible and pragmatic leadership style.
I increasingly realized that as a leader, you must deal with factors beyond your control, and you need to always show respect. In leadership, it's crucial to be clear about expectations and to follow up. Both setting clear expectations and to follow up must be done with love and commitment.
His tenure at Keolis Sweden was filled with significant challenges. Jan took over a company with low profitability, high costs, and a history of not winning bids for several years. Additionally, factors outside Jan's control, especially the pandemic, completely changed the framework for Keolis’ operations.
– The pandemic was a major threat to Keolis as a business, but also, in a way, it was beneficial for us. There were fewer vehicles on the roads, it was easy to find and employe bus drivers as the commercial bus companies were not operating, while Keolis continued full operations. Keolis main task during the pandemic was to avoid congestion and to keep transporting key workers like healthcare professionals, Jan explains.
In recent years, the challenges have rather been focused on problems such as driver shortages and vehicle maintenance issues, resulting in canceled and delayed bus services in some areas, something Jan and his team have taken strong measures to counteract.
During Jan’s time at Keolis Sweden, he streamlined operations by reviewing work methods, costs, and staffing. These efforts led Keolis Sweden to win several tenders.
– When I joined Keolis, the company hadn't won bids for several years, so we took strong measures to reduce our costs, thereby becoming stronger in the tenders. We might have been a bit too aggressive in reducing staff, something we have since adjusted appropriately, shares Jan.
Between 2021 and 2023, Keolis Sweden won seven contracts. Jan carries the experiences from this journey into his international role.
Sweden has become somewhat of a benchmark in various areas for Keolis Group, especially regarding efficiency. I hope to bring a greater understanding that there needs to be more flexibility from the head office in Paris – regulations from Group can't always be applied locally in the countries we operate. I hope to contribute a greater understanding of this in Keolis’ executive committee.
Jan Kilström on stage during the Public Transport Day (Kollektivtrafikdagen) 2023.
In his new role, Jan will act as a coach for the CEOs in the European countries he oversees. Trust between him and the country managers is crucial, as is the cooperation within the group. To coach effectively, Jan, along with each country’s CEO, needs to first ensure that they focus on the right initiatives.
My first challenge is to define the priorities in the different countries. That is, to determine what should be done in the medium term, 3–5 years. I see that the countries under my responsibility can greatly benefit from emulating what we've done in Sweden, particularly regarding our strategy work within the Keolis Way.
Keolis Way marked a new phase for Keolis Sweden, focusing on innovation and growth, and updating the company's strategy and business plan.
Jan Kilström will continue to be based in Stockholm, although parts of his work time are now in Paris. He appreciates maintaining a connection to the Swedish operation and follows Keolis Sweden's development with interest.
– It's important that Keolis Sweden's new CEO forges their own path and isn't a copy of me. What has been done in the past may not necessarily work in the future. Every CEO must build their own road to success.